Apuntes sobre la visión sistémica en la gestión de la empresa

Daniel Velázquez

Gerente de Acompañamiento y Transformación

15 mins

Abril 2021

Hoy más que nunca, es indispensable que paremos, que tomemos una pausa de esta interminable búsqueda de la inmediatez para resolver problemas, para incrementar la productividad y los ahorros. Conseguir y mantenernos en esa deseada mejora continua sí es relevante, sin embargo, lo es aún más parar para reflexionar y analizar nuestra situación actual; utilicemos estas pausas para discernir entre lo que queremos mantener y lo que no, para decidir, tomar acción y realmente conseguirlo, siempre garantizando la alineación con la visión estratégica y el funcionamiento de la organización como un todo.

A lo largo del tiempo, en el mundo corporativo hemos aprendido a realizar rediseños de modelos organizacionales, de tecnología, de gestión, procesos, foros, entre otros elementos. Esto ha permitido que las empresas de cualquier giro y tamaño generen cambios y grandes mejoras a lo largo y ancho de su compañía, creándose proyectos de diferentes magnitudes y alcances, desde nivel compañía hasta un procedimiento operativo en específico.

En BTConsortium hemos identificado que, regularmente, se suele caer en un paradigma al momento de buscar lograr estos cambios y resolución de problemáticas: para comprender algo es necesario un análisis, descomponiendo aquello que queremos comprender en cada uno de sus elementos, para así estudiarlos de manera aislada. Esto tiene sus implicaciones positivas y negativas.

En esta contribución, queremos aportar algunas notas sobre la visión sistémica: partamos del entendido que un sistema es un conjunto de componentes donde cada uno tiene su propósito y funcionamiento y que, agrupándolos, forman dicho sistema, que, a su vez, tiene un propósito por sí mismo. Es de este concepto que nace la visión sistémica, que promueve la visualización de los componentes como un todo, apreciando las características distintivas individuales, sus interacciones y el funcionamiento que se logra sólo en su conjunto, que no existen en su individualidad.

Dentro de cualquier tipo de rediseño en cualquier ámbito empresarial, existe la etapa de análisis como algo indispensable, es aquí donde se realiza la descomposición del sistema en cada componente para estudiarlo de manera aislada, lo cual proporciona un gran valor cuando buscamos identificar áreas de oportunidad en un elemento en específico; podemos referirnos a un procedimiento, política o un módulo dentro de una app.

Un paso a la simplificación de lo sofisticado

En BTConsortium estamos convencidos que la practicidad es clave, y para un mejor entendimiento de la visión sistémica tomaremos como punto de partida una problemática cualquiera. Supongamos que contamos con un problema en la manufactura de un producto cualquiera, y es referente a retrasos frecuentes en el arranque de las líneas productivas.

    • La problemática es aquello que se visualiza a simple vista y que corresponde al evento que las personas suelen ver, es la punta del iceberg; es aquí donde la mayoría se enfoca, sin ver más allá, consumiendo su día a día “apagando fuegos”. Observamos que, hasta este punto, la visión sistémica no ha comenzado a desarrollarse.
    • Utilizando herramientas de análisis para indagar las causas raíz, observaremos patrones operativos que corresponden a sus procedimientos (paso a paso) que ejecutan diariamente, aquellos que nadie se atreve a cuestionar porque “siempre se ha hecho de esta manera” o porque actualmente son los oficiales. Este es el primer paso para auto-formarse en la visión sistémica, empezamos a observar por debajo del agua, identificando qué hay debajo de la punta del iceberg.
    • Si excavamos más profundo encontramos estructuras, modelos mentales y culturales arraigadas dentro del pensamiento de las personas.
Tomando acción con base en la visión sistémica

Si nos enfocamos sólo en la punta del iceberg seguramente resolveremos la situación de manera ágil, aunque es muy probable que resurja en el corto plazo; nos mantenemos “apagando fuegos”. La lógica nos diría que nos concentremos en los patrones o modelos mentales, en la parte no visible del iceberg, sin embargo, te proponemos el enfoque sistémico: no te concentres en una pequeña parte, desarrollemos la capacidad de visualizar el panorama completo, tanto los eventos, como los patrones y modelos mentales, de manera integral, como un todo.

¿Por qué? Si tienes una problemática en tu planta de producción es impensable que prioricemos corregir los patrones o modelos mentales como nuestra primera acción debido a que es algo que conlleva mayor esfuerzo y tiempo; debemos atender todas las partes de la problemática del iceberg, sí apagar los fuegos, pero también sí resolver la raíz del mismo.

Nada de esto sirve si no pasamos a la acción para hacer que la rueda se mueva y se mantenga así, por lo que te compartimos una serie de pasos para aplicar la visión sistémica en los diferentes ámbitos en que te desempeñas:

    1. Identifica los componentes del sistema que estás analizando y cuestiónate ¿Cuál es su propósito individual?, ¿cuál es su jerarquía dentro del sistema?, ¿cuál es más importante que otro?, ¿qué sucedería si un componente deja de existir, es realmente necesario?
    2. Identifica cuál es el propósito final del sistema completo, de manera integral y con qué otros sistemas o componentes existe interacción.
    3. Define las interacciones más importantes considerando componentes, sistemas, roles, procesos y apps involucradas, para hacer un zoom out a la situación y obtener un análisis y rediseño óptimo, sistémico e integral para tu organización.
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